十一后保单归档：纸质合同、电子保单与 5 年保存期限
2026 年 10 月 14 日，服务点完成十一假期后的保单归档。128 份家庭档案按纸质合同、电子保单与理赔材料三类重新编号，保存期限统一按 5 年执行。
事实核对
- 机构：大兴区黄村镇兴华大街服务点
- 时间：2026 年 10 月 14 日
- 地点：北京市大兴区黄村镇
- 数据：纸质合同 128 份、电子保单 214 份、理赔材料 37 份，保存 5 年
纸质合同 128 份、电子保单 214 份、理赔材料 37 份，三类材料的编号规则为年份加流水号。2026 年的编号从 2026-0001 起，归档柜按街镇分 6 格存放。
保存期限按 5 年设置的原因在理赔时效，多数条款的索赔时效为 2 年、诉讼时效为 3 年，5 年可以覆盖完整的争议周期。2026 年 10 月清理出的 19 份过期材料已登记销毁。
电子保单的备份做了两处，一处存在服务点加密盘、一处交由客户自存。2026 年 10 月有 12 位客户在手机丢失后凭备份完成了理赔，平均补办时间 1.5 天。
理赔材料的归档顺序为发票、出院小结、费用清单、身份证明 4 项。2026 年 10 月整理的 37 份材料中有 5 份缺少费用清单，已联系医院补打，单份补打费用 20 元。
归档同时做了一次受益人核对，128 份档案里 9 份受益人信息与 2026 年的家庭结构不符。其中 6 份在 10 月 20 日前完成了变更，剩余 3 份约在 11 月办理。